Comment soumissionner pour des  études et des évaluations relatives au patrimoine culturel

Le présent document précise les directives à respecter pour préparer une soumission concernant des projets de sauvegarde du patrimoine culturel. Il a été rédigé en tenant compte des remarques faites par des membres de l'Association canadienne d'experts-conseils en patrimoine (ACECP) qui s'inquiétaient de ce que, dans ce domaine, les pratiques différaient beaucoup. Ces directives devraient faciliter la préparation d'une proposition précise, bien réfléchie, et assurer l'étude la plus juste possible de toutes les demandes de propositions (DP). Elles devraient également faciliter la tâche de ceux qui préparent les soumissions puisqu'elles donnent la liste des éléments à fournir, et être utile aux experts-conseil en leur permettant de présenter des soumissions claires.

1.2  Méthode

Le conseil d'administration de l'ACECP reconnaît la nécessité d'améliorer les modalités de présentation d'une soumission. Le comité de la prise de position de l'Association a distribué un questionnaire à tous ses membres de façon à déterminer la nature et la portée des problèmes qui se posent actuellement. Ceux-ci concernent principalement l'insuffisance des informations relatives à la présentation d'une soumission, l'imprécision ou la rigidité des modalités, le rapport entre l'importance du travail et les fonds disponibles, les canaux d'information permettant aux experts-conseil d'être avisés des projets, les qualifications de ces experts et les critères selon lesquels ils sont choisis, l'insuffisance des délais accordés pour la présentation de la proposition, la méconnaissance mutuelle du fait que l'acceptation d'une soumission équivaut à un contrat en bonne et due forme.

Ce sont ces questions qui ont constitué la base du présent document. Les recommandations spécifiques sont précisées ici.

Dans une demande de propositions (DP), l'historique est important à la fois pour l'expert-conseil et pour le client. Du point de vue du premier, il précise le contexte dans lequel le projet a été conçu. Du point de vue du second, le fait de recueillir et de synthétiser les informations pertinentes permet de clarifier les objectifs et les buts du projet.

On doit y trouver:

• les raisons qui ont rendu l'étude nécessaire,
• les origines du projet, avec les sources et les documents visuels pertinents,
• une date de soumission qui laisse un temps suffisant pour préparer la proposition,
• un glossaire visant à clarifier les mots risquant d'être ambigus,
• le nom d'une personne qui assurera le lien entre le client et l'expert-conseil,
• des renseignements relatifs à une première visite du site, le cas échéant,
• une liste de cabinets-conseil ou de particuliers invités à présenter une proposition - ce qui aidera, par exemple soumissionnaires à rédiger une proposition commune, s'ils le souhaitent,
• une date prévue pour aviser les soumissionnaires.

Cette partie traite des aspects logistiques d'une DP. En effet, dans une proposition, ce sont souvent les petits détails d'un projet qui se trouvent négligés et qui nécessitent cependant beaucoup de temps et d'énergie. Nous recommandons donc que les clients précisent:

• le calendrier, y compris les dates importantes et les délais;
• les détails de la mise en oeuvre;
• les documents relatifs au type de contrat;
• les dates et lieux des réunions, ainsi que les différents stades du projet;
• le nombre de visites du site que doit faire l'expert-conseil;
• les détails de l'administration du projet, y compris un éventuel échelonnement de la facturation;
• le démarrage et la conclusion du projet.

En plus de définir les buts et les objectifs, les clients présentent souvent les méthodes à employer et les tâches à exécuter. Ceci devrait être évité, à moins que des raisons impérieuses n'obligent à limiter la possibilité de l'équipe de proposer des méthodes dont l'efficacité et l'originalité pourraient, en définitive, s'avérer meilleures.

L'équipe doit avoir suffisamment de latitude pour pouvoir faire preuve d'originalité, et ce pour que le projet ne s'en déroule que mieux. De plus, une étude des méthodes proposées constitue souvent un moyen très utile de voir si l'expert comprend bien les questions qui se posent et les tâches que l'on exige de lui pour mener à bien le travail.

Si le client estime qu'il pourrait subsister une certaine ambiguïté une fois les buts et les objectifs précisés, il est souvent utile de dresser une liste des éléments superflus. De cette façon, l'expert est plus en mesure de préparer une proposition qui correspond à ce qui est demandé.

Relativement à la démarche et à la méthode de l'étude, le client doit préciser:

• toute condition ou réglementation supplémentaire (équipement de sécurité, par exemple);
• les directives officielles ou les normes de l'industrie (directives techniques de l'évaluation archéologique publiées par le ministère de la Culture, du Tourisme et des Loisirs, par exemple, dans le cas d'une enquête archéologique);
• les recherches faites et la façon de recueillir les données;
• ce qui doit être noté et consigné par écrit (plans, dessins...);
• l'analyse;
• les essais.

En ce qui concerne la remise du travail une fois qu'il est terminé, la DP doit clairement préciser:

• la forme du rapport final, des plans et des cartes;
• s'il faut ou non présenter le(s) rapport(s) sous une forme informatisée, et si oui, avec quel logiciel;
• s'il faut ou non présenter un ou plusieurs rapports intérimaires;
• la présentation du rapport final;
• le nombre d'exemplaires du(des) rapport(s) intérimaire(s) et du rapport final;
• le fait que chaque exemplaire relié coûte un certain prix;
• le fait que la quantité de papier nécessaire à la réalisation de ces rapports risque d'être préjudiciable à l'environnement;
• qu'il ne faut présenter exclusivement que les rapports qui sont nécessaires, et que l'impression peut se faire recto-verso;
• où, quand et par quels moyens les rapports doivent être remis;
• le nombre de présentations ou d'audiences publiques;
• la nature précise des recommandations (relativement à un travail
• supplémentaire, aux priorités, à la mise en place du programme, par
• exemple) que l'expert doit formuler.

Il faut bien comprendre que les spécialistes de la sauvegarde du patrimoine ne peuvent présenter de plan de recherche que par rapport au financement disponible. Comme n'importe quel autre petit entrepreneur, l'expert-conseil en patrimoine doit travailler dans les limites de la rentabilité. En conséquence, pour ce qui est des honoraires et du calendrier, la DP doit:

• pour la réalisation du projet, prévoir un délai raisonnable qui dépendra de l'envergure du projet (voir l'introduction);
• prendre en considération les conditions atmosphériques pour les contrats comprenant un travail à l'extérieur;
• indiquer le degré de précision nécessaire dans la répartition du budget et la facturation qui en découle;
• préciser si le travail est proposé selon un budget fixe pour tous les soumissionnaires ou fait l'objet d'une concurrence;
• préciser si l'on accordera des honoraires à la journée;
• indiquer si les fonds nécessaires à la réalisation du projet ont été approuvés, sont disponibles ou s'ils doivent faire l'objet d'une demande de la part de l'expert-consei;
• préciser les modalités de paiement (pour les projets à long terme, une facturation mensuelle et des honoraires initiaux devraient être la norme).

La DP doit préciser toutes les qualifications requises de l'expert-conseil.

• Les qualifications exigées de l'expert-conseil pour pouvoir répondre à un appel d'offres.
  • Elles permettent à l'expert-conseil de décider s'il doit répondre et, si oui, s'il doit s'adjoindre une équipe de sous-traitants.
  • Elles permettent au client d'être sûr qu'il dispose de toutes les informations nécessaires et que toute omission dénote soit un manque de qualifications, soit une lacune dans la proposition.
• Les qualifications minimales exigées des personnes participant au projet.
  • Elles doivent correspondre aux exigences du projet ainsi qu'au budget proposé ou prévu.
  • Elles doivent permettre de juger s'il faut fournir le nom et le curriculum vitae des personnes concernées.
• Le remplacement des principaux membres du personnel nommés dans la proposition par des substituts acceptables.
  • Cela permet au client d'être assuré que le travail sera exécuté selon le niveau de compétence présenté dans la proposition.
  • Cela permet à l'expert-conseil de décider quel personnel doit être affecté au projet.
• La sous-traitance de certains aspects du projet.
  • Si le projet nécessite des services particuliers, ceux-ci doivent être précisés et la proposition doit les mentionner.
  • Les qualifications minimales exigées des sous-traitants doivent également être précisées.
• L'assurance devant être contractée par l'expert-conseil.
  • L'expert-conseil doit être avisé de la nécessité éventuelle de contracter une assurance responsabilité minimale avant de commencer le travail.
  • Il doit savoir également si cette assurance doit couvrir les erreurs et les omissions.
• Les personnes responsables de demander les permis et licences nécessaires pour effectuer le travail.
  • Il incombe généralement à l'expert-conseil de demander les licences et permis afférents à son travail (permis de construire, licence de recherches archéologiques...).
  • Il incombe généralement au client de demander l'autorisation d'entrer dans une propriété privée ou d'obtenir les permis particuliers nécessaires.
• Le représentant ou le comité de liaison responsable du projet.

Des instructions précises sur la façon de présenter une soumission permettent au soumissionnaire de faire une proposition complète; elles sont donc importantes. Elles comprendront notamment une liste pratique et préciseront:

• que la proposition doit être envoyée à une adresse donnée avant la date limite - les propositions tardives seront retournées, non ouvertes - prévoir donc un temps suffisant pour la préparation de la proposition;
• que, pour être acceptée, la proposition doit respecter la présentation demandée et le nombre d'exemplaires indiqué dans la DP;
• que, pour être valable, elle doit comprendre tous les renseignements obligatoires;
• qu'elle doit respecter les modalités et que toute dérogation doit être expliquée de façon circonstanciée;
• that any departures from the Terms of Reference must be noted clearly and explained fully;
• qu'elle doit inclure tous les documents exigés (preuve d'assurance, références...);
• que toute précision ou toute information supplémentaires fournies à un soumissionnaire doivent être communiquées à tous, sous forme d'addendum.

Il est souhaitable que le choix de l'adjudicataire soit fait de façon méthodique et objective, équitable vis-à-vis de tous les soumissionnaires. Partant, les qualifications exigées, l'évaluation des propositions ainsi que le mode de sélection de l'adjudicataire doivent être clairement indiqués.

La DP devra donc préciser la façon d'évaluer les appels d'offres, et en particulier:

• l'importance éventuelle du prix ou de l'originalité des solutions aux problèmes;
• l'existence éventuelle d'un système de points, avec une valeur relative des différents critères de sélection ou un certain type d'attribution des points, auquel cas le soumissionnaire doit en être avis;
• que les appels d'offres pourront éventuellement être évalués partiellement sur les capacités du soumissionnaire, sur son expérience et sur ses connaissances du travail à faire;
• que le client se réserve le droit de ne pas accepter l'offre la moins élevée pas plus que n'importe quelle autre offre.

Une soumission faite en réponse à une DP constitue une offre légale de fournir des services. L'acceptation de cette offre par le client crée un accord qui lie les parties selon les termes proposés, dans la mesure où ledit accord permet aux deux parties d'en tirer un certain profit.

Une soumission doit, par conséquent, répéter toutes les conditions présentées dans la DP. Cela se passant rarement dans la pratique, la DP, la soumission et tout accord dûment signé constituent, ensemble, un contrat passé entre un client et un expert-conseil. Étant donné que ces trois documents sont interdépendents, il importe qu'ils ne comportent aucun élément susceptible d'entraîner une contestation, de façon à éviter de possibles malentendus quant aux obligations et aux devoirs respectifs des parties les unes envers les autres.

Il est également important de ne pas oublier que tout accord dont le but est de fournir des services professionnels est passé dans le cadre de toutes les lois écrites et de tous les précédents jurisprudentiels du droit des contrats et sera interprété selon les principes contenus dans ces lois et dans ces précédents, que ceux-ci soient ou non officialisés par un document écrit.

La DP et la soumission de l'expert-conseil se concentrent habituellement sur la nature et le contenu du projet. L'accord écrit vise à définir la relation juridique entre les parties. Les documents utilisés vont du contrat standard approprié à la simple lettre dûment signée et renvoyée.

Dans la DP, le client doit:

• préciser la forme de l'accord, le cas échéant, selon le type, la taille et la complexité du projet, et joindre une description de l'accord proposé;
• utiliser si possible le contrat standard dans la mesure où il convient pour le projet en question.

L'expert-conseil doit:

• étudier soigneusement le(s) contrat(s) standard mentionné(s) dans la DP pour s'assurer qu'il n'existe aucun conflit avec les droits et les devoirs statutaires ou professionnels qu'il(s) exige(nt), ni avec les termes de l'assurance;
• joindre à sa soumission une lettre ou une formule contractuelle dûment signée, de façon à officialiser l'accord;
• cette lettre doit reprendre les éléments (date, titre, etc.) de la DP et de la soumission, et doit préciser l'un quelconque des éléments indiqués ci-après s'ils ne sont pas précisément définis ni dans la DP ni dans la soumission: l'objectif du projet, son importance, sa situation géographique, le délai et le calendrier, les honoraires et les dépenses prises en charge, ainsi que les modalités de règlement.

En ce qui concerne l'accord, la DP doit également mentionner spécifiquement:

• les questions de droit d'auteur et de propriété intellectuelle
  • clarifier les conditions du droit d'auteur et de la propriété intellectuelle des documents créés,
  • s'assurer que les conditions ne sont pas en conflit avec les droits de l'expert-conseil (copyright pour une de ses conceptions, par exemple);
• les conditions de résiliation du contrat
  • joindre les renseignements relatifs à la résiliation du contrat,
  • le cas échéant, préciser les circonstances et le délai aux termes desquels le contrat pourra être résilié,
  • indiquer le mode de calcul des honoraires dus en cas de résiliation;
• les conditions de suspension ou d'abandon du projet
  • indiquer les circonstances dans lesquelles le projet pourra être suspendu ou abandonné, et préciser le mode de calcul des honoraires dus;
• les lois, les règlements et les codes à respecter
  • être explicite quant aux lois, aux règlements et aux codes auxquels l'expert-conseil doit se conformer.